Por que se fala tanto sobre o poder dos dados? Porque se atualmente existe uma tarefa essencial para qualquer empresa gráfica – independentemente de seu tamanho e capacidade de investimento – essa tarefa se chama digitalização. A digitalização é um processo em constante evolução dentro da dinâmica empresarial que afeta todas as áreas e processos envolvidos no funcionamento da atividade da empresa. Digitalizar seria, entre outras coisas, sinônimo de automatizar, sistematizar e controlar os dados que compõem essa atividade.
Um dos principais objetivos que deve marcar o sucesso -por assim dizer- de qualquer processo de digitalização é o controle dos dados que a empresa gerencia sob um padrão de boa qualidade dos próprios dados. Entendendo por qualidade, a correlação que existe entre a figura e a realidade que ela representa e transmite. A boa qualidade dos dados fornecidos por qualquer um dos departamentos da empresa gráfica está relacionada com a qualidade de execução dos processos produtivos e de gestão. Um processo bem executado, bem desenhado e bem informado no sistema de gestão necessariamente resulta em bons dados.
Em alguns departamentos é muito “mais fácil” obter dados de qualidade do que em outros departamentos. Por exemplo, os dados do departamento financeiro ou administrativo podem ser mais fáceis de obter do que os dados do processo de fabricação, onde vários processos são frequentemente combinados em cronogramas relativamente apertados.
Como eu disse antes, uma das chaves para a melhoria em um processo de digitalização é conseguir uma engrenagem de fluxo de processo bem desenhada e informada no sistema de gestão que possibilite dados de qualidade. Essa tarefa aparentemente simples torna-se um burro de carga que causa verdadeiras dores de cabeça a muitas empresas, mas é uma batalha essencial, contínua e, além disso, não se resolve exclusivamente com a implementação de tecnologia (software e hardware), mas com processos de relacionamento e inter-relação de fluxos tanto entre pessoas como entre máquinas instaladas.
Por outro lado, os dados que circulam no sistema de gestão devem ser geridos de forma correta e com a tecnologia adequada para que possam ser visualizados em tempo útil e analisados pela equipa de gestão e produção, de forma a que o fim desse processo de gerenciamento de dados são ações corretivas, se necessário. Digamos que um dos objetivos da digitalização seja obter uma foto fixa, em tempo real e com qualidade de cada uma das áreas de negócios para ver se é necessário retocar alguma parte dessa imagem que ela nos oferece para melhorar a produtividade e a lucratividade do negócio.
Graças à tecnologia de software e sua universalização – não apenas grandes empresas podem ter acesso a ela como acontecia anos atrás – hoje é possível que muitas gráficas possam ter acesso a esse recurso digital através do que se tem chamado de dashboards (business intelligence). Esse recurso é, digamos assim, um dos picos a serem alcançados na serra da digitalização.
Dashboards permitem visualizar qualquer dado que flua no sistema com ferramentas que permitem análise e medição em tempo real e de forma muito amigável e simples em termos de usabilidade. Por meio dessa capacidade de medir e analisar em tempo real, os dados passam de uma simples figura a um conhecimento que, necessariamente sob o controle da equipe profissional, se transforma em fluxos de melhoria, controle e ajuste dos processos envolvidos no negócio gráfico. .
Para concluir, convido todos os profissionais da indústria gráfica e da comunicação gráfica a apreciar a grande importância que os sistemas de gestão têm na digitalização e os encorajo a desenvolver uma cultura de tecnologia de acordo com as necessidades da empresa. .
Tomado de Palmart